Krav til reiseregning – dette må stå med
Arbeidsgiver kan bare utbetale bilgodtgjørelse uten skattetrekk når kjøringen er dokumentert i en reiseregning som oppfyller kravene i skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (6). Mangler noe, kan godtgjørelsen bli behandlet som lønn. Her er sjekklista.
Sjekkliste: dette krever forskriften
| Opplysning | Hva det betyr i praksis |
|---|---|
| Navn og adresse | Arbeidstakers fulle navn og adresse |
| Underskrift | Reiseregningen skal være underskrevet av arbeidstakeren |
| Dato for avreise og hjemkomst | For hver reise |
| Formål | Hvorfor reisen ble gjort – kundemøte, befaring, kurs |
| Arrangement | Deltok du på et møte, kurs eller lignende: hvilket |
| Reiserute | Utreise- og hjemkomststed, kjøring på oppdragsstedet og årsak til eventuelle omkjøringer |
| Total distanse | Kilometer kjørt i tjenesten – beregnet ut fra kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram |
| Passasjerer | Navn på hver passasjer du krever passasjertillegg for |
Kravene gjelder reiseregningen du leverer. Kjøreboka er den løpende loggen du lager den fra – fører du dato, formål, rute og kilometer med én gang, er reiseregningen stort sett ferdig når perioden er over.
Utlegg kommer i tillegg
Bompenger, ferge og parkering er ikke en del av kilometersatsen. De føres som egne utlegg og refunderes mot dokumentasjon – faktura, kvittering eller passeringsoversikt fra bompengeselskapet. Se hvordan du fører bompenger og ferge i reiseregningen.
Vanlige grunner til at reiseregninger sendes i retur
- Turer uten formål. «Kjøring» er ikke et formål. Hver tur trenger sin egen forklaring.
- Passasjertillegg uten navn. Tillegget på 1,00 kr/km krever at passasjeren er navngitt.
- Ingen underskrift eller adresse. Lett å glemme når arket lages i et regneark.
- Omvei uten forklaring. Er distansen lengre enn korteste vei, bør årsaken stå.
- Samme tur ført to ganger. Særlig når turer føres inn i etterkant.
- Private turer på arket. En hyttetur hører ikke hjemme på et bilag arbeidsgiver får.
Slik sjekker BomKalk arket før du sender
BomKalk Reiseregning går gjennom reiseregningen mot kravene over før den sendes: den sier fra om turer som mangler formål eller arrangement, manglende adresse eller underskrift, og turer som ser ut til å være ført to ganger – og lar deg ikke velge private turer inn på arket. Distansen beregnes fra ruten, og bompenger og ferge regnes ut per tur.
Ofte stilte spørsmål
- Hva må en reiseregning for bruk av egen bil inneholde?
- Arbeidstakers navn, adresse og underskrift, dato for avreise og hjemkomst, formål, eventuelt arrangement, reiserute med årsak til omkjøringer, total distanse og navn på passasjerer det kreves tillegg for.
- Må reiseregningen være underskrevet?
- Ja. Skattebetalingsforskriften krever at reiseregningen er underskrevet av arbeidstakeren.
- Holder det å oppgi kilometer fra et kartprogram?
- Forskriften godtar at distansen beregnes ut fra kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram. Kjører du omvei, bør årsaken stå i reiseregningen.
- Hva skjer hvis reiseregningen mangler opplysninger?
- Da kan ikke arbeidsgiver utbetale godtgjørelsen uten skattetrekk, og den kan bli behandlet som skattepliktig lønn. Ofte blir arket bare sendt i retur – men da gjerne uker etter at turen ble kjørt.
Før kjøreboka i BomKalk
Beregn turen gratis i kalkulatoren, lagre den på Min side, og få reiseregningen ferdig som PDF – med bompenger og ferge regnet ut per tur. 50 kr i året.
Se hvordan kjøreboka virker →Oppsummert fra skattebetalingsforskriften § 5-6-12 (6). Arbeidsgivers egne rutiner kan kreve mer. Se skatteetaten.no for gjeldende regler.